Los KPIs son los indicadores claves de rendimiento y nos ayudan a tener bajo control los factores que queremos medir en nuestro negocio. Como tal, dependiendo del negocio que tengamos, estos cambiarán. Por ejemplo, en una web mediríamos el número de visitas o el tiempo que permanecen en el site y en eCommerce, el número de ventas y el importe medio de ellas.

En los concesionarios los KPIs también juegan un papel muy relevante, ya que el sector de la automoción es muy cambiante y estos ayudan a tener bajo control diversos factores. Ya se trate de las conversiones del sitio web, del número de subidas, de las citas o de los ratios de cierre, estos deben seguir el ritmo de las fluctuaciones del mercado supervisando constantemente y adaptándose para mantener su competitividad y mejorar su cuenta de resultados. 

Puede que en el mercado de los coches nuevos sea mucho más sencillo pero dado que los de segunda mano tienen un gran peso en nuestro parque, es fundamental prestar atención a la manera en la que se gestionan los vehículos reacondicionados y el inventario del que se ha de disponer para ellos. 

Los KPIs más importantes para un concesionario

Aunque más abajo encontrarás algunos de los KPIs más importantes a tener en cuenta para conseguir los mejores beneficios en el concesionario, como paso previo hay que tener en cuenta que el proceso de gestión de estos deberá ser el siguiente: 

En primer lugar, habrá que definir el objetivo final de nuestro negocio para posteriormente implementar la estrategia a través de los objetivos establecidos. Un seguimiento regular de los KPIs nos permitirá tener esa flexibilidad y capacidad de reacción de la que hablábamos al principio y sacar conclusiones con el fin de definir si las estrategias utilizadas están funcionando o no. 

Por último, una vez tengamos dichas conclusiones, podremos eliminar y/o optimizar aquellos indicadores que no sean útiles ni se comporten como esperábamos para nuestro negocio, aunque esto no es una tarea sencilla, desde luego. 

Obtener datos, crear hipótesis, tomar decisiones e interpretar correctamente los resultados puede llevar tiempo, pero de ello depende o no el éxito de nuestro concesionario. Por último, todo debería quedar englobado dentro de un plan de marketing y el objetivo de cumplirlo y, por tanto, necesitaremos destinar también recursos y presupuesto a aquello para mantener lo que mejor nos funcione. 

KPIs de inventarios y su control

KPI 1: Tiempo de reacondicionamiento

El tiempo que se tarda en tener los vehículos listos para la venta es uno de los KPI más importantes para su equipo. Para un concesionario medio, el reconocimiento de un vehículo lleva entre 7 y 10 días. Pero mejorar los procesos o implementar tecnologías para poder reducir ese tiempo sería maravilloso. Los concesionarios pierden dinero cada día con los vehículos que no están disponibles. Y en un mercado con valoraciones que cambian rápidamente, este riesgo aumenta.

KPI 2: Medir el verdadero estado del coche

Conocer qué nivel de reacondicionamiento necesita cada coche es vital para el rendimiento de los empleados y esto supone saber también cuál es el próximo destino del vehículo y el coste de las reparaciones. El seguimiento manual suele dar lugar a innumerables puntos ciegos que perjudican los resultados finales, a menudo sin que el concesionario se dé cuenta. Es mejor monitorizarlo para tener todo bajo control. 

KPI 3: Notificar a los proveedores

Es fundamental que los proveedores conozcan el trabajo que deben realizar en todos los vehículos que necesiten su servicio, así como el tiempo que se tarda en completar un trabajo en función de su labor. Hay que asegurarse de que todo esto esté dentro de los plazos establecidos para que no haya desajustes en el procedimiento. 

KPI 4: Digitalizar los tiempos de aprobación

En cualquier empresa y, por tanto, en los concesionarios, la fluidez y la comunicación en los procesos es fundamental para que el trabajo fluya. Cuando hablamos de la reparación y reacondicionamiento de vehículo no es diferente. Si los técnicos anotan en un papel las estimaciones de reparación para entregárselas a un superior en mano y este está ausente, tendrán que esperar a su regreso para proceder con el trabajo. Según los expertos, una herramienta automatizada agilizará estos trámites y puede reducir el tiempo de reconocimiento de 12 horas a 2 días. 

Una vez llevados a cabo todos los cambios aquí propuestos, más todos aquellos que tras un profundo análisis sean considerados relevantes para la competitividad del concesionario, será necesario comprobar el ROI o Retorno de la Inversión; esto nos va a indicar si nuestra inversión en dichas acciones de marketing y/o mejora es realmente una inversión o un gasto. 

Hay una fórmula que nos ayudará a conocerlo y es la siguiente:

ROI = ((beneficio obtenido – inversión) / inversión) x 100

Si el resultado es positivo, la inversión ha sido inferior a lo ganado finalmente y, por tanto, habremos ganado dinero. Si es negativo, lo habremos perdido y si es neutro, no habremos ganado ni perdido. 

¿Por qué hay que utilizar los KPIs en el concesionario?

Entre los beneficios de utilizar los KPIs en el concesionario y calcular el ROI figuran también conocer qué acciones son las más rentables, cuáles nos interesa o no realizar, el valor del beneficio y el tiempo que tardaremos en recuperar nuestra inversión. 

También hay que ser conscientes que dentro del proceso hay variables que no son económicas, pero sí fundamentales para otras variables que sí tienen impacto en el ROI. Una intangible puede ser una mayor reputación gracias a rápidos tiempos de entrega en el concesionario que se traduzcan en un mayor número de clientes y, por tanto, de ventas; o bien, ahorro de costes en las operaciones debido a un mayor control de las reparaciones.